Wie Unternehmen Datenschutz optimal umsetzen

Zum anderen aber auch, weil auch Verbraucher oder Patienten sensibler geworden sind, was den Schutz ihrer persönlichen Daten betrifft. Als dritte Komponente, die diverse Methoden bezüglich Datensicherheit und Datenschutz erfordern, existieren heute zahlreiche rechtliche Bestimmungen, die die Unternehmen einhalten müssen.

Seit Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung der EU gültig und ergänzt das Bundesdatenschutzgesetz. Ihr Zwecke: der Schutz der personenbezogenen Daten von Personen, die von Unternehmen, Behörden, Vereinen, Praxen und anderen Einrichtungen sowohl online als auch offline gesammelt, bearbeitet und genutzt werden. Diese Bestimmungen sind umfassend – und nicht leicht auslegbar. Das beginnt bereits dabei, ob ein bestimmtes Unternehmen verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen oder nicht.

Doch auch wenn Unsicherheit bezüglich des korrekten und rechtskonformen Datenschutzes bestehen sollten, schützt dies nicht vor den teilweise drastischen Sanktionen, wenn Regeln nicht umgesetzt werden. Von den Behörden besonders hoch verhängte Bußgelder dokumentieren eindrucksvoll, dass das Nichtbeachten der DSGVO durchaus existenzgefährdende Konsequenzen haben können.

Sie sind Unternehmerin oder Unternehmer, vielleicht auch IT-Fachkraft Ihres Betriebs? Dann sollten Sie wissen, dass gerade unsere Ära der Digitalisierung soliden Datenschutz voraussetzt – und die unbedingte Notwendigkeit für Unternehmen bedeutet, proaktiv und informiert zu handeln. Als Verbraucherin oder Verbraucher sollten Sie ebenfalls ein Gespür dafür entwickeln, welche Unternehmen den Schutz von Daten präzise umsetzen und wem Sie welche Daten geben.

Betriebe sollten heute die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten nutzen – auch wenn sie diesen gemäß den Bestimmungen der DSGVO individuell vielleicht nicht verpflichtend brauchen. Darüber hinaus sind spezielle Software-Lösungen hilfreiche Tools für Betriebe, die sowohl rechtliche Vorschriften umsetzen als auch die Umsetzung des Datenschutzes dokumentiert.

Externer Datenschutzbeauftragter: zentrale Rolle bezüglich professionellen Datenschutzes

Das Datenschutzrecht gilt als komplex und erhält fast täglich neue Inhalte. Vom Laien sind diese Bestimmungen kaum richtig einzuordnen oder auch umzusetzen. Diese Aufgabe erledigen heute Datenschutzbeauftragte. Sie beraten Unternehmen, welche Anforderungen bestehen und wie diese umgesetzt werden.

Außerdem sind diese Experten Ansprechpartner rund um Fragen von Mitarbeitern, Kunden oder auch Behörden. Das Regelwerk der DSGVO legt fest, welche Betriebe einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Diese hängt von der Anzahl der Mitarbeiter und Art und Umfang der Datenverarbeitung durch den Betrieb ab.

Unternehmen haben die Wahl, ob der Datenschutzbeauftragte aus dem eigenen Betrieb stammt oder als externer Experte beauftragt wird. Der externe Datenschutzbeauftragte bietet gegenüber dem internen Datenschutzbeauftragten nicht selten erfreuliche Vorteile, die die Unternehmen nutzen sollten.

Übrigens auch dann, wenn der Betrieb nicht verpflichtet wäre, den Schutz von Daten durch den Profi umzusetzen. So bieten externe Datenschützer neben ihrer fachlichen Expertise auch Neutralität und Objektivität – diese macht nicht selten den berühmten Unterschied, was effektive Beratung und Konzepte ausmacht.

Auch bezüglich der Kosteneffizienz punkten externe Datenschutzbeauftragte. Während interne Datenschützer ganzjährig angestellt sind, erhalten externe Experten besondere Verträge und Vergütung nach Einsatz.

Selbstverständlich gibt es auch Herausforderungen bezüglich des Einsatzes eines Datenschutzbeauftragten, der nicht aus dem jeweiligen Betrieb stammt. Sowohl anfängliche Kommunikationsbarrieren als auch eine umfangreiche Integration in Unternehmensprozesse sind typische Hürden.

Zusätzlich bestehen nicht selten Interessenkonflikte zwischen Unternehmen und Datenschutz, aber auch Vertrauensfragen. Diese Hindernisse sind durch intensiven und offenen Austausch meist gut zu bewältigen. Das sorgfältige Auswählen des passenden Datenschutzbeauftragten vermeidet zahlreiche Probleme sogar von vornherein.

Wertvolle Unterstützung: das Datenschutzprogramm

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen nun aus rechtlichen Gründen oder freiwillig einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten beschäftigt, auch spezielle Tools wie Datenschutzprogramme sind lohnenswert.

Ein Datenschutzprogramm ist eine speziell praxisbezogene entwickelte Software, deren Zweck das Umsetzen von einschlägigen Datenschutzbestimmungen darstellt. Das Ziel dieser Programme: Betriebe durch den Nutzen von digitalen Lösungen abzusichern, dass relevante Bestimmungen auch rechtssicher umgesetzt sind.

Ob Informationspflichten oder Betroffenenrechte, bedarfsgerechte Löschkonzept oder Sensibilisierung von Mitarbeitern: Ein Datenschutzprogramm liefert wertvolle Features, die die Daten schützen und dem Unternehmen Rechtssicherheit schenken.

Vorteile eines Datenschutzprogramms kennenlernen

Ein Datenschutzprogramm ersetzt nicht die Expertise eines externen Datenschutzbeauftragten, dient aber als wertvolle Ergänzung zum extern beauftragten Datenschutzprofis. Idealerweise integriert der Datenschutzbeauftragte die Software als Teil eines nach Maß entwickelten Datenschutzmanagements für den betreffenden Betrieb.

Der Aufbau eines effektiven Datenschutzprogramms darf keinem pauschalen Standard folgen. Ein bedarfsgerechtes Konzept stellt das A und O dar. Denn datenschutzrechtliche Maßnahmen, die der Arztpraxis dienen, passen nicht 1:1 auf einen Telefonanbieter. Um das passende Datenschutzprogramm zu erstellen, leistet ein genaues Analysieren der Unternehmensabläufe und der tatsächlichen datenrelevanten Prozesse wertvolle Vorarbeit. Welche Arten von Daten werden gesammelt?

Müssen solche Daten weitergeleitet werden? Gibt es sensible Bereiche der Website bezüglich Datenschutz und auch Datensicherheit? Welche Tätigkeiten sind durch virtuelle Prozesse besonders datenschutzgerecht umsetzbar? Bestehen bereits Abmahnungen von den Behörden, die Handlungspotenzial schaffen? Und welche Softwarelösungen existieren, die die individuellen Anforderungen rund um den betrieblichen Datenschutz vielleicht bereits besonders gut bearbeiten?

Solche und weitere Fragen sind durch den Datenschutzbeauftragten und Unternehmen abzuwägen und zu klären. Dem externen Datenschutzbeauftragen kommt dabei eine wichtige Rolle zu. Aber auch IT-Fachkräfte des Unternehmens sind einzubinden, denn diese schaffen die technischen Voraussetzungen sowie das technische Umsetzen des Datenschutzprogramms. Sie sind es auch, die – unterstützt durch den Datenschutzbeauftragten – nach der Implementierung des ausgewählten und passgenau konfigurierten Datenschutzprogramms, dessen Überwachung und Aktualisierung gewährleisten.

Ein wesentlicher Faktor bezüglich der Effektivität eines Datenschutzprogramms sind auch Schulungen der Mitarbeiter und deren Sensibilisierung dafür, dass rechtliche Bestimmungen damit leichter umzusetzen sind. Gleichzeitig verleiht dies auch dem eigenen Unternehmen den Status eines seriösen Anbieters – ein echter Wettbewerbsvorteil also. Denn natürlich schätzen sowohl Kunden im B2B- als auch im B2C-Bereich einen Betrieb, der personenbezogene Daten zuverlässig schützt.

Das Fazit:

Datenschutz in der modernen Geschäftswelt ist sowohl gesetzlich verpflichtend als auch ein wertvoller Konkurrenzvorteil eines seriös aufgestellten Unternehmens. Durch einen professionellen Datenschutzbeauftragten und ein gut strukturiertes Datenschutzprogramms sind Datenschutz und Datensicherheit umfassend zu verwirklichen.